ds_fw_timecard_insert

Operatie voor het inschieten van een SETU timecard.
Om gebruik te kunnen maken van SETU timecards zijn een aantal instellingen in de Easyflex applicatie noodzakelijk:

Stap 1: Leg vast dat er gebruik wordt gemaakt van een tijdsregistratiesysteem
* In het tabblad Beheer > Bedrijfsinstellingen > Tijdregistratie kan worden vastgelegd of er gebruik wordt gemaakt van het tijdregistratiesysteem. Wanneer er wordt aangegeven hier geen gebruik van te maken, is het ook niet mogelijk om in andere tabbladen binnen Easyflex te kiezen voor een tijdregistratiesysteem.
* Selecteer hier ook de soort uren en vergoedingen die men kan aanleveren en dus verwerken middels het tijdregistratiesysteem. De soort vergoeding moet bekend zijn in het tijdregistratiesysteem, in overleg met de relatie kan worden bepaald welke soorten vergoedingen er zijn. Het is dan de bedoeling dat bij de loon- en tariefafspraken van de plaatsing het looncomponent wordt aangemaakt wat in de bedrijfsinstellingen is gekoppeld. Zo weet Easyflex welk looncomponent er uiteindelijk in de declaraties moet komen.
* Omdat de vergoedingen voor belast en onbelast zijn afgesplitst kunnen er alleen vergoedingen worden gekozen met enkel een belast of onbelast deel. Dit betekent dus ook dat er bij bijvoorbeeld reiskostenvergoeding apart een looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast' moet worden aangemaakt (reiskostenvergoeding onbelast bestaat al in Easyflex). In de loon- en tariefafspraken is het aan te raden de factor of de marge voor vergoedingen te gebruiken. Het tarief voor de relatie wordt uiteindelijk herberekend op het moment dat het in de declaratie komt. Wanneer 'tarief' wordt gebruikt, wordt dit tarief direct overgenomen onafhankelijk van wat de flexwerker krijgt.
* Het is sterk aan te raden om een tarievenschema te handhaven voor de plaatsing als er met een tijdregistratiesysteem wordt gewerkt. Anders moet er per plaatsing apart worden ingevuld wat de factor is.
* Aan ieder onderdeel kan er een looncomponent worden gekoppeld. Dit zijn de looncomponenten zoals ze zijn vastgelegd onder Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten. Het vastleggen van het looncomponent volstaat met het selecteren hiervan, hierna kan het volgende onderdeel met bijbehorende looncomponent worden geselecteerd. Wanneer er voor het gekozen onderdeel geen looncomponenten zijn, dan is het ook niet mogelijk hier iets te selecteren. Het veld blijft grijs met de tekst 'N.v.t.'.
* Het tijdsregistratiesysteem kan niet leidend zijn in het versturen van vergoedingen. Deze vergoedingen moeten namelijk wel 'bekend' zijn in Easyflex om een timecard in één keer te kunnen verwerken. Dus de werkmaatschappij en de relaties moeten op de hoogte zijn dat extra vergoedingen eerst in de plaatsing moeten staan en een koppeling in de bedrijfsinstellingen moet hebben.
* Voor iedere urendeclaraties kan er een standaard declaratiestatus worden vastgelegd. Keuzes zijn 'Geaccordeerd voor verwerking' en 'Gereed voor eindaccordering'. De urendeclaraties kunnen direct worden verloond en/of gefactureerd als de status 'Geaccordeerd voor verwerking' is geselecteerd. De urendeclaraties dienen nog geaccordeerd te worden voor verwerking als de status 'Gereed voor eindaccordering' is geselecteerd.

Stap 2: Leg vast dat de uren digitaal worden aangeleverd
* Nadat in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Tijdregistratie is vastgelegd dat gebruik wordt gemaakt van het tijdregistratiesysteem, wordt deze optie ook optioneel bij relaties. Op het tabblad Frontoffice > Relaties > Overige gegevens kan het tijdregistratiesysteem worden geselecteerd. Per plaatsing kan worden bepaald of gewerkte uren worden aangeleverd d.m.v. het tijdregistratiesysteem.
* Na het selecteren van een SETU tijdsregistratiesysteem zijn geen verdere selecties meer noodzakelijk. Assignment/plaatsing- gegevens dienen zelf te worden opgehaald middels de service ds_rl_plaatsingen.
* Het is nu mogelijk om per plaatsing, zowel bestaand als nieuw, aan te geven of gewerkte uren worden aangeleverd d.m.v. het tijdregistratiesysteem. Bij een aanvraag leg je de instelling vast in het onderdeel 'Relatie' en in de (bestaande) plaatsing op het tabblad 'Factuurgegevens'.

Stap 3: Het verwerken van binnengekomen uren
* Via timecardberichten uit het tijdregistratiesysteem worden gegevens van gewerkte uren van de flexwerkers geregistreerd. In het tabblad 'Frontoffice > Tijdberichten' worden alle flexwerkers getoond waarvan er uren zijn binnengekomen. Deze uren worden direct in de urendeclaratie van de flexwerker gezet. De urendeclaratie hoeft dan alleen nog maar geaccordeerd te worden.
* Eventuele fouten worden getoond en indien deze kunnen worden opgelost kan hier de verwerking nogmaals worden gestart waarbij alleen de nog niet verwerkte urenregels alsnog worden doorgevoerd.

Parameters

Attribuut	Type	Verplicht	Omschrijving
medewerker	xsd:int	O	Registratienummer (idnr) van de medewerker. Indien niet ingevuld, dan is dit de beheerder.
timecard	xsd:base64Binary (2097152 B)	V	De SETU timecard (XML) in base64 gecodeerd, maximale grootte is 2MB.

Fields

Attribuut	Type	Omschrijving
success	xsd:boolean	Indicator of het vastleggen succesvol is.

Exceptions

Code	Detail	Omschrijving
39043	tijdsysteem	Tijdregistratiesysteem is niet geactiveerd.
39043	medewerker	Medewerker heeft geen actieve licentie of er is geen beheerder bekend bij deze werkmaatschappij.
39045	medewerker_nok	Medewerker is niet geautoriseerd om timecards te verwerken.
39043	timecard_xml	Timecard bevat ongeldige inhoud.
39043	timecard_nok	Timecard kan niet worden verwerkt.
39051	Verwerking timecard is niet mogelijk, reden wordt dynamisch teruggegeven in exception	Onbekende fout bij verwerking van de timecard.