Stappenplan gegevensimport (dataservice)

Het is mogelijk om middels de dataservice (historische) gegevens te importeren van flexwerkers en relaties. Hiervoor moeten de volgende stappen worden genomen:

Stap 1. Rond de implementatie af.

Easyflex moet volledig geïmplementeerd zijn voordat je kunt beginnen met de gegevensimport. Zo moeten alle medewerkers, locaties, selectietabellen, sectorrisicogroepen en documentmappen (indien van toepassing) toegevoegd zijn.

Stap 2. Controleer of de dataservice is ingeschakeld.

De dataservice is niet standaard ingeschakeld. Via 'Beheer > Administratie > Web- en dataservice' kun je de web- en dataservice activeren door een ingangsdatum in te voeren.

Stap 3. Genereer de license key en whitelist het IP adres.

Via 'Beheer > Administratie > Web- en dataservice' kun je de license key genereren danwel ophalen. Ook moet op deze plaats het IP adres toegevoegd worden waarmee de dataservices benaderd worden.

Stap 4. Verplichte gegevens invoeren flexwerkers.

Voor de dataservice kun je in de documentatie vinden welke gegevens verplicht zijn bij het inserten van een flexwerker. Voor het verlonen van een flexwerker heb je meer gegevens nodig, die niet altijd verplicht zijn in de services. Daarnaast kunnen niet alle gegevens ingevoerd worden middels een service.

  • Inschrijver
  • Achternaam
  • Voornaam
  • Voorletters
  • Voorvoegsels
  • Geslacht
  • Locatie

  • Relatiebeheerder

  • Nationaliteit

  • Geboortedatum
  • BSN
  • ID gegevens
  • Domicilieadres
  • Woonadres
  • Burgerlijke staat
  • Geboorteplaats
  • Geboorteland
  • Betaalfrequentie
  • Betaalwijze
  • Betrekening1
  • Datum in dienst
  • Briefhoofd
  • Loonspecificatie e-mail

  • Verzendwijze loonspecificatie

  • ID bewijs

  • Gegevens voor loonopgave

  • Fiscaal woonland

  • Bijtelling

  • Type WW premie

  • Studentenbaan ja/nee

  • Loontijdvak

  • Deeltijdbaan

  • Ingangsdatum

  • AP nummer (ds_wm_aftrekposten)
  • Werkgever bedrag

  • Werknemer bedrag

  • Bedrag

  • Startdatum
  • Looncomponent type
  • Eenheid

  • Inhoud

  • Jaar

  • Gewerkte weken

  • Systeem

  • Startdatum

  • Einddatum

  • Contractsoort

  • Contractvorm
  • Volgnummer
  • Nulurencontract ja/nee
  • Aard arbeidsverhouding
  • Loondagen per 4 weken
  • Periode basisloon
  • Loondoorbetaling bij leegloop ja/nee

  • Einddatum

  • Sectorrisicogroep

  • Type reservering
  • Mutatie in geld
  • Mutatie in tijd (indien van toepassing)
  • Mutatiedatum*

*Mutatiedatum is van belang in verband met de referteperiode van het pensioen. Reserveringen die toegevoegd zijn voor de ingangsdatum van het pensioen, worden geacht geen grondslag te zijn van het pensioen en visa versa.

  • Startdatum verzekering
  • Verzekeringnummer

  • E106 formulier ja/nee (bij Hollandzorg/Salland)

  • Huidig contract (frontoffice > flexwerkers > cao-overige)

  • Business unit (frontoffice > flexwerkers > algemeen)

Stap 5. Verplichte gegevens invoeren relaties.

Voor de dataservice kun je in de documentatie vinden welke gegevens verplicht zijn bij het inserten van een relatie. Voor het factureren van een relatie heb je meer gegevens nodig, die niet altijd verplicht zijn in de services. Daarnaast kunnen niet alle gegevens ingevoerd worden middels een service.

  • Inschrijver
  • Relatiebeheerder
  • Locatie
  • Zoeknaam
  • Bedrijfsnaam

  • Bezoekadres

  • Correspondentieadres

  • KVK
  • Communicatiemiddelen
  • BTW berekening
  • Betaaltermijn
  • Facturatiefrequentie
  • Facturatie e-mailadres
  • Facturatie verzendwijze

  • Standaard werkweek

  • Debiteurennummer (zelf toekennen of Easyflex laten genereren)

  • Achternaam contactpersoon

  • Communicatiemiddel

  • Soort rekeningnummer (frontoffice > relatie > facturatie > instellingen)

  • Aanlevering urendeclaraties (periode) (frontoffice > relatie > overige gegevens)

  • Accordering urendeclaraties (ondertekenen/accorderen) (frontoffice > relatie > overige gegevens)

  • Business Unit (frontoffice > relatie > algemeen)

  • BTW ID nummer (frontoffice > relatie > facturatie > instellingen)
  • Gegevens G-rekening (frontoffice > relatie > facturatie > instellingen)

Stap 5. Plaatsingen aanmaken

Indien het gaat om een beperkte groep flexwerkers, raden wij aan de plaatsingen handmatig aan te maken. De stappen om de plaatsingen wel digitaal aan te maken, middels een urenbestand, kun je terugvinden onder Aanmaken van plaatsingen (dataservice) . Het is van belang dat de gegevens van zowel de flexwerker als de relatie compleet zijn op het moment dat de plaatsingen aangemaakt worden.

Let op: het aanmaken van een plaatsing middels een urenbestand zorgt er niet voor dat automatisch een loon- en tariefafspraak aangemaakt wordt. Indien gebruikt gemaakt wordt van een loonschema of een tariefschema kun je dit aangeven in een urenbestand. Indien dit niet het geval is kun je handmatig in Easyflex een loon- en tariefafspraak toevoegen. Controleer hierbij gelijk of de instellingen van de plaatsing conform wens zijn.